GDPR FolderImmobiliensektor

Die DSGVO ist für alle Berufe verbindlich, die personenbezogene Daten sammeln oder verarbeiten. Ob Sie nun Immobilienmakler, Bevollmächtigter, Vermögensverwalter, Treuhänder, Sachverständiger, Landvermesser usw. sind, Sie sammeln personenbezogene Daten von Kunden, potenziellen Kunden, Interessenten an Immobilien etc.

Daher müssen Sie nicht nur die DSGVO einhalten, sondern auch in der Lage sein, dies gegenüber Ihren Kunden und den Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, zu demonstrieren. Wenn Sie zeigen, dass Sie die Privatsphäre respektieren, wird dies das Vertrauen Ihrer Gesprächspartner erhöhen, zumal Sie sehr persönliche Daten sammeln, um Ihre Kunden zu beraten.

Heute gibt es schätzungsweise mehr als 30 000 Immobilienagenturen in Frankreich, 98 % der Immobilienagenturen haben weniger als 9 Beschäftigte. Mit etwas mehr als 240 000 Beschäftigten ist die Immobilienbranche ein wichtiger Sektor der französischen Wirtschaft. Es gibt drei große Kategorien:

1. Unabhängige Agenturen, die nicht an ein Netzwerk unter einem Firmennamen angeschlossen sind und in der Regel keine Angestellten beschäftigen. Dies ist die Mehrheit der Immobilienagenturen. in Frankreich.
2. Netzwerke unter einem Firmennamen: Obwohl sie nur 25 % der Immobilienagenturen ausmachen, erwirtschaften sie zwischen 35 und 40 % des Umsatzes auf dem Immobilienmarkt. Zu den bekanntesten gehören: Orpi, Century 21, Laforêt Immobilier, Guy Hoquet l'Immobilier...
3.  Immobilienmakler: Ein stark wachsendes Segment. Diese Selbstständigen arbeiten von zu Hause aus (keine physische Agentur) und verbreiten ihre Verkaufsangebote über Immobilienportale. In Frankreich gibt es 27 000 Mandatare, die etwa 10 % des Umsatzes erwirtschaften. Zu ihnen gehören z. B. IAD France, SAFTI und CAPIFRANCE.

Die anderen Berufe in diesem Sektor sind weniger "volumenstark", aber natürlich genauso wichtig. Die Immobilienverwalter sind die Experten für die Mietverwaltung und ebenfalls ein reglementierter Beruf. Zu den großen Namen gehören Foncia, Nexity oder Citya immobilier.

Die Behandlungen werden sich natürlich zwischen der Agentur und dem Hausverwalter unterscheiden.

Im ersten Fall verwaltet die Agentur Dateien mit potenziellen Käufern, die ihr eine Reihe sensibler Informationen (Vermögen, Einkommen, Gehaltsabrechnungen, Steuern ...) per E-Mail oder in Papierform mitteilen werden. Diese Daten dürfen nur zu einem bestimmten Zweck und auf einer klaren Rechtsgrundlage gesammelt werden. Die Einholung der vorherigen Zustimmung ist natürlich erforderlich.

Wenn eine Agentur Verkäufer akquiriert, ist es auch wichtig, zu prüfen, was man tun kann, um sie zu akquirieren. Vermeiden Sie es also, Privatpersonen zu kontaktieren, die ausdrücklich gesagt haben, dass sie nicht von Gewerbetreibenden kontaktiert werden möchten, oder die bei Bloctel registriert sind.

Im Bereich der Vermietung ist das Stadium der Bewertung der Unterlagen der Mietinteressenten am heikelsten, da es nicht ungewöhnlich ist, viele Belege zu verlangen, um die Zahlungsfähigkeit der Mieter sicherzustellen. Die CNIL hat einen Referenzrahmen herausgegeben, der die Möglichkeiten in diesem Bereich genau erläutert (siehe Link unten).

Es ist wichtig, an dieser Stelle an das Prinzip der Datenminimierung zu erinnern: Beschränken Sie sich selbstverständlich auf die Daten, die Sie sammeln können, und vermeiden Sie es, zu viele Daten zu verlangen, wenn es möglich ist, um die Risiken zu begrenzen.

Es ist wichtig, die Rollen der einzelnen Beteiligten klar zu unterscheiden, um zu bestimmen, wer für die Verarbeitung verantwortlich ist und eventuell als Auftragsverarbeiter fungiert. Beispielsweise können Bevollmächtigte und andere Handelsvertreter bei bestimmten Verarbeitungen als Auftragsverarbeiter angesehen werden. Dies entbindet sie jedoch nicht von ihren Pflichten.

Wiederum entbindet die Verwendung "konformer" Werkzeuge die Akteure nicht davon, ihre eigene Arbeit zur Einhaltung der Vorschriften zu leisten. Die bloße Tatsache, dass sie Zugang zu Informationen haben, selbst wenn sie konforme Werkzeuge verwenden, sollte in Betracht gezogen werden.

In ihrem Referenzsystem hat die CNIL Hinweise für die Mietverwaltung gegeben. So beträgt die Frist beispielsweise 3 Jahre für Daten über Personen, die nach Wohnungen suchen. Bei nicht berücksichtigten Bewerbern beträgt diese Frist nur 3 Monate. Bei erfolgreichen Bewerbern kann sich die Frist auf 3 bis 5 Jahre über das Ende des Mietvertrags hinaus verlängern, um mögliche Folgemaßnahmen zu verwalten.

Bei anderen Immobilienaktivitäten sollten Sie prüfen, ob es gesetzliche Verpflichtungen gibt, ansonsten hilft Ihnen der Leitfaden der CNIL zur Datenaufbewahrung bei der Einschätzung, was eine gute Aufbewahrungsdauer ist. 

Sie sehen, die wichtigsten Grundsätze der DSGVO sind einfach und ihre Umsetzung kann mit dem richtigen Werkzeug ebenso einfach sein. Unser Tool, GDPR Folder , begleitet Sie Schritt für Schritt durch diesen Prozess.

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GDPR Folder ermöglicht es Ihnen, "den Überblick" über dieses Thema der persönlichen Daten zu behalten, das im Mittelpunkt Ihres Geschäfts steht. Darüber hinaus verfügen Sie über ein Abzeichen, das Ihre Bemühungen belegt und das Sie auf Ihrer Website veröffentlichen können, um Ihre Kunden, Besucher oder Kontakte zu beruhigen und so das Vertrauen, das sie Ihnen entgegenbringen, zu erhöhen.

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Hier finden Sie eine Reihe nützlicher Websites und Ressourcen im Immobiliensektor :