Besichtigungsgutscheine und -berichte in der Immobilienbranche und die DSGVO? Was steht auf dem Spiel?

21 Sep 2022 IMMOBILIEN

Ob auf Papier oder digital, sie sind wichtig für Ihre Agentur, sie haben einen rechtlichen Wert, schützen Ihre Mandate... Aber wussten Sie, dass sie aus Sicht der persönlichen Daten nicht so harmlos sind, da es sich um eine Datenverarbeitung für die CNIL handelt? Um es klar zu sagen: Wenn dies nicht gut gehandhabt wird, kann es zu einem Problem für Ihre Einhaltung der GDPR(General Data Protection Regulation) werden. Hier sind daher einige Tipps und Punkte, auf die Sie achten sollten.

WELCHE RECHTSGÜLTIGKEIT?

SeLoger erinnert uns daran, dass ein potenzieller Käufer, wenn er einen Besichtigungsschein unterschreibt, damit anerkennt, dass er eine Immobilie durch einen Makler besichtigt hat. Dieses Dokument, das nicht obligatorisch ist, dient lediglich dazu, den Besuch des Käufers zu belegen, und bescheinigt, dass dieser Besuch tatsächlich von einem bestimmten Immobilienmakler durchgeführt wurde. Tatsächlich hängt der rechtliche Wert des Besichtigungsscheins von der Art des unterzeichneten Mandats ab. Der Besichtigungsschein hat einen echten Wert, wenn der Verkäufer ein exklusives Mandat unterzeichnet hat, da er verwendet werden kann, um einen möglichen Schaden nachzuweisen, wenn der Käufer beispielsweise den Verkauf direkt mit dem Verkäufer abschließt.

Rechtsgültigkeit eines Besuchsscheins

WARUM IST ES AUS SICHT VON RGPD UND CNIL EINE DATENVERARBEITUNG?

Ob in Papierform oder digital, auf dem Gutschein werden mindestens die Kontaktdaten des potenziellen Käufers und das Datum des Besuchs angegeben. Manchmal finden sich auch weitere Informationen über das Feedback und die Eindrücke des Besuchs. In dieser Phase spricht man nur von der Erhebung persönlicher Daten.

Aber die Herausforderung geht noch weiter, denn diese Besuchsscheine werden anschließend aufbewahrt, sortiert, archiviert, vernichtet, vielleicht digitalisiert, an den Verkäufer weitergeleitet usw. Dies sind alles Datenverarbeitungen, die gesichert werden müssen. Kein Verkäufer oder potenzieller Käufer möchte, dass diese Informationen in die freie Wildbahn gelangen!

Natürlich sind diese Daten nicht sensibel und es handelt sich hierbei nicht um eine kritische Verarbeitung, sondern nur um ein Beispiel für eine auf den ersten Blick harmlose Verarbeitung, wie sie bei Immobilienagenturen häufig vorkommt.

WELCHE VORKEHRUNGEN SIND AUS RGPD-SICHT ZU TREFFEN?

Sie sind relativ einfach, aber im Prinzip müssen Sie bereits sicherstellen, dass Sie die informierte Zustimmung der Personen einholen, die Ihnen ihre Daten anvertrauen werden. Auf dem Dokument selbst sollte daher ein Hinweis hinzugefügt werden, der das Prinzip, die Dauer der Speicherung usw. erklärt. Dies wird Sie gegenüber dem potenziellen Käufer "schützen".

Zweitens sind es Maßnahmen des gesunden Menschenverstands: Es geht darum, diese Daten nicht herumliegen zu lassen, sie bei Bedarf zu archivieren und irgendwann zu vernichten. Ob in Papierform oder digital ;